In elke organisatie komt het wel voor dat een medewerker niet voldoet aan de verwachtingen die u als werkgever van hem of haar had. Wellicht vindt u dat hij of zij een negatieve houding heeft, pikt hij of zij werkzaamheden toch niet zo snel op als u had verwacht of krijgt u via klanten klachten over de medewerker. Hoe kunt u daar het best mee omgaan? En wanneer is er eigenlijk sprake van disfunctioneren?
Functieomschrijving is de basis
Om te kunnen bepalen wat u van een medewerker mag verwachten en om te zorgen dat het ook voor de medewerker duidelijk is wat u van hem of haar verwacht, is een functie- en taakomschrijving essentieel. U heeft de medewerker geworven met een bepaalde functieomschrijving. De omschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het profiel kunt u ook gebruiken om het functioneren van de medewerker periodiek te beoordelen.
Wanneer is er sprake van disfunctioneren
Er zijn verschillende situaties waarin sprake kan zijn van disfunctioneren van de medewerker. Het kan bijvoorbeeld gaan om:
- Niet of slecht uitvoeren van de taken;
- Onvoldoende presteren/ gestelde doelen niet behalen;
- Negatieve houding;
- Het niet opvolgen van de instructies van de organisatie.
Plichten werkgever bij disfunctioneren
Hoewel van de werknemer verwacht mag worden dat hij/zij er alles aan doet om zo goed mogelijk te functioneren en te voldoen aan de functie-eisen, heeft u als werkgever ook een verplichting. Vanuit goed werkgeverschap wordt verwacht dat u goed functioneren bij uw medewerker bevordert.
Oorzaak disfunctioneren achterhalen
Om het functioneren van een medewerker te verbeteren, moet u de oorzaak ervan weten. Het kan moeilijk zijn die te achterhalen. De basisvereisten zijn zaken als:
- De medewerker heeft voldoende kennis en ervaring en de juiste competenties om de functie goed uit te kunnen voeren;
- De medewerker heeft een positieve houding en is gemotiveerd voor de functie.
Hier kunnen al verschillende onderliggende zaken zijn die ervoor zorgen dat de medewerker zijn/haar werk niet naar wens uitvoert. Als u de indruk heeft dat de medewerker niet gemotiveerd is, is het de kunst te achterhalen welke achterliggende reden daar aan ten grondslag ligt. Wees u er daarbij van bewust dat datgene wat een medewerker zegt, mogelijk niet volledig overeenkomt met wat de medewerker voelt of denkt. Is de medewerker bijvoorbeeld ontevreden over de beloning die hij of zij ontvangt of is heeft hij of zij moeite met bepaalde collega’s, dan zijn een veilige bedrijfscultuur en goede en open onderlinge verstandhouding van belang om tot een goed inzicht te komen.
Verder kunt u onderzoeken of de medewerker in de huidige functie op de goede plek zit en de juiste begeleiding en passende mogelijkheden krijgt om het te zorgen voor goed functioneren. Of het nu gaat om werkplezier, motivatie of prestaties.
Verbeterplan voor disfunctionerende medewerker
Als een medewerker niet goed functioneert, moet u een verbetertraject starten. Dat is in uw beider belang. Samen met de medewerker legt u zo objectief mogelijk vast welke stappen u gaat ondernemen om het functioneren te verbeteren. Wees hierbij zo concreet mogelijk. ‘Onvoldoende gemotiveerd’ of ‘past niet in het team’ is te onduidelijk. Welke gedragingen heeft u geconstateerd en wat is het gewenste gedrag? Leg ook vast wat er gebeurt als het functioneren onvoldoende verbetert binnen de periode die u afspreekt.
Disfunctioneren en ziekte
Is de medewerker (langdurig of vaak) ziek? Dit is geen geldige reden voor disfunctioneren. Als het veelvuldige ziekteverzuim ernstig impact heeft op het bedrijf, kunt u de kantonrechter vragen de overeenkomst te ontbinden.
Medewerker ontslaan vanwege disfunctioneren
Het mag duidelijk zijn dat u een medewerker niet zomaar kunt ontslaan als u vindt dat er sprake is van disfunctioneren. Samen uw best doen om te zorgen dat de situatie verbetert, een dossier opbouwen; u moet allebei energie steken in het verbeteren van het functioneren.
Advies bij disfunctioneren medewerker
Bent u ontevreden over het functioneren van uw medewerker? Onze HR-adviseurs kunnen u helpen met deze en andere HR-vraagstukken. Neem contact op met het HR-team.
Patrick Slomp
Relatiebeheerder
