Door verschillende factoren kan het helaas nodig zijn een werknemer te ontslaan. Daarvoor moet u als werkgever goede redenen hebben. Werknemers genieten in diverse situaties ontslagbescherming en kunnen dus niet zomaar ontslagen worden.
In dit artikel behandelen wij de ontslagbrief.
Wat moet er in ontslagbrief staan
De ontslagbrief moet aan bepaalde minimum vereisten voldoen. Wat deze vereisten zijn, is afhankelijk van de situatie. U kunt zich voorstellen dat de situatie heel anders is wanneer er ontslag is op staande voet dan bij ontslag tijdens de proeftijd. Zo is er ook onderscheid tussen het niet verlengen van een tijdelijke arbeidsovereenkomst en het beëindigen van een vaste arbeidsovereenkomst. Ook is in bepaalde gevallen wel een ontslagvergoeding van het uwv vereist, in andere niet.
In alle gevallen is het aan te bevelen de volgende zaken in de ontslagbrief op te nemen:
- De datum waarop de brief is geschreven
- Per wanneer het dienstverband beëindigd wordt (met inachtneming van de geldende opzegtermijn)
- De formele naam van de organisatie
- De naam van de werknemer
- De geboortedatum van de werknemer
- De periode waarin de werknemer werkzaam is geweest voor de organisatie
- De werkzaamheden zie hij/zij heeft geleverd en de functiena(a)m(en)
- Het wekelijks aantal uren dat de werknemer volgens het contract werkzaam was
- Indien de situatie het toelaat, is het uiteraard ook passend een positieve aanbeveling over de medewerker op te nemen en hem of haar te bedanken en succes te wensen in de toekomst.
Ontslagbrief proeftijd
Tijdens de proeftijd kan een werkgever de arbeidsovereenkomst doorgaans eenvoudig beëindigen. Dit kunt u het best schriftelijk doen. Hiermee heeft u schriftelijk bewijs dat u de werknemer gedurende de proeftijd heeft ontslagen, mocht dat in de toekomst nodig zijn. In de brief moeten in ieder geval de begin- en einddatum van de arbeidsovereenkomst worden vermeld en genoemd worden dat het gaat om het beëindigen van de overeenkomst gedurende de proeftijd. Het is overigens niet nodig een reden op te geven voor ontslag in proeftijd. Ook al is dat natuurlijk wel zo netjes.
Hoe ontslagbrief versturen
Als werkgever wil je zeker weten dat de werknemer de ontslagbrief heeft ontvangen, zodat hierover geen discussie ontstaat. Daarom is het een goed idee de brief per aangetekende post te versturen. Mocht de werknemer deze weigeren, dan kunt u daarnaast ook de brief per reguliere post versturen of persoonlijk afleveren.
Is een ontslagbrief per mail rechtsgeldig?
Opzeggen per mail is een optie. Omdat het met mail moeilijk te bewijzen is dat deze ook goed is aangekomen, en u discussie daarover wilt vermijden, is het aan te bevelen de medewerker de ontvangst van de brief te laten bevestigen. Dit kan hij/zij doen door een mail terug te sturen waarin hij/zij aangeeft de opzegging te hebben ontvangen.
Advies ontslagbrief
Ons HR-team heeft uitgebreide expertise en kan u helpen bij het opstellen van uw ontslagbrief. Neem gerust contact met ons op.
Bij Mulderij & Partners kunt u terecht voor personeelsadvies in de breedste zin van het woord.