Hoe lang moet u uw salarisadministratie bewaren?
Werknemersgegevens mag u niet langer bewaren dan noodzakelijk is, vanuit privacy-overwegingen. Uitzondering hierop vormen bijvoorbeeld de salarisadministratie en de loonbelastingverklaringen. Omdat u deze nodig hebt om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te voldoen, geldt hiervoor een minimale bewaarplicht.
Uw loonadministratie moet u voor de belastingdienst minimaal 7 jaar bewaren. Voor bepaalde gegevens van de loonadministratie geldt een afwijkende termijn.
Bewaarplicht na beëindiging dienstverband
De volgende gegevens moet u ten minste vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:
– loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen;
– kopieën van het identiteitsbewijs;
– kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van uw werknemer hebt gekregen.
Geef het uit handen
Wilt u er zeker van zijn dat u de personeelsgegevens op de juiste manier bewaart en dat de personeelsdocumenten lang genoeg (en niet te lang) worden bewaard? Wij kunnen u hierbij helpen.
Bij Mulderij & Partners kunt u terecht voor personeelsadvies in de breedste zin van het woord. Neem gerust contact met ons op.