Loonadministratie uitbesteden of zelf doen?

Het bijhouden van een personeelsadministratie is wettelijk verplicht, als u als ondernemer personeel in dienst heeft. Dat geldt niet alleen voor ‘grote’ bedrijven, maar ook voor een eenmanszaak met personeel in loondienst.

Loonadministratie: wat is verplicht

De manier waarop de loonadministratie moet worden vormgegeven, is niet wettelijk vastgelegd. Wel is er een aantal vaste vereisen:

• U moet elke werknemer identificeren en verifiëren en hiervan een aantekening in de administratie opnemen;
• U moet voor elke werknemer een loonstaat aanleggen;
• Bij de loonadministratie moet u een loonbelastingverklaring bewaren, getekend door de medewerker.

Ook is er een heel aantal andere gegevens die u bij de salarisadministratie moet bewaren. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om onderbouwingen voor vergoedingen voor vervoer, bijzondere ziektekosten, de vrijgestelde vergoedingen voor een thuiswerkplek of studiekosten. Ook moet u de Belastingdienst informatie verstrekken over derden (niet werknemers) die werkzaamheden voor u hebben verricht, die betrekking hebben op belastingheffing.

Loonadministratie voor de Belastingdienst

Hoeveel loonheffing moet u inhouden? Hoe moet u dat administreren? Op welke manier geeft u dit aan bij de Belastingdienst? De regels met betrekking tot het inhouden en betalen van loonheffingen veranderen regelmatig.

Administratie ten behoeve van de werknemer

Behalve dat u intern de loonadministratie op orde moet hebben, moet u ook zorgen voor een loonstrookje voor de werknemer en aan de werknemer na afloop van het kalenderjaar een jaaropgaaf verstrekken.

Uitbetaling salarissen

Gekoppeld aan het bijhouden van een salarisadministratie is natuurlijk het uitbetalen van het salaris. Het moment van uitbetalen wordt in de arbeidsovereenkomst vastgelegd.

Salarisadministratie online programma

Wij werken met het loonadministratiepakket Loket. Dit pakket heeft de salarisprocessen grotendeels geautomatiseerd en u kunt er eenvoudig alles op het gebied van personeelsadministratie in kwijt. Loonstroken, maar ook het bijhouden van ziekteverzuim, het aanvragen en goedkeuren van verlof en het administreren en verwerken van declaraties. Met dit gebruiksvriendelijke pakket voor zowel werkgever als werknemer bespaart u veel administratieve werkzaamheden en frustratie.

Salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

Of u de salarisadministratie zelf doet of beter kunt uitbesteden, is onder andere afhankelijk van de omvang van uw personeelsbestand, de complexiteit ervan en uw eigen affiniteit met (loon)administratie. Het up-to-date blijven met de wijzigende wetgeving kan een uitdaging zijn.

Vrijblijvend gesprek over loonadministratie

Wij kunnen uw salarisadministratie volledig uit handen nemen. Zo kunt u erop vertrouwen dat uw administratie up-to-date blijft en blijft voldoen aan de veranderende wetgeving. Ook op andere aspecten van personeelszaken, zoals personeelsbeleid of het beëindigen van een arbeidsovereenkomst, denken wij graag met u mee. Neem contact op via (0528) 23 23 23 of via het contactformulier.